Automatiser le traitement des emails

Automatiser le traitement des emails

Le temps consacré à lire, à traiter et à répondre à des mails représente un coût colossal pour les entreprises. Il est donc crucial de pouvoir gagner du temps sur ces activités.

C’est pourquoi notre logiciel de gestion SIMAX propose plusieurs solutions pour optimiser tout cela.

1. La messagerie intégrée avec lancement automatique d’action

La messagerie intégrée à SIMAX est liée aux autres fonctionnalités de gestion. Elle vous permet donc de traiter plus rapidement et d’automatiser le traitement des e-mails entrants.

 

En effet, à la réception d’un e-mail vous pouvez lancer différentes actions en fonction de la nature du mail :

  • Créer une nouvelle affaire pour un commercial qui doit faire un devis,
  • Créer un dossier de réclamation pour le service qualité,
  • Créer un rendez-vous pour un commercial suite à une demande de rendez-vous,
  • Créer un ticket pour votre service après-vente,
  • Créer une tâche pour un collaborateur,

Ceci permet de faire un passage de relais rapide sans risque d’oubli aux bonnes personnes de l’entreprise.

2. Les réponses automatisées

Bon nombre d’envois de mails sont automatisés dans SIMAX :

  • Confirmation de rendez-vous (avec fichier ICS en pièce-jointe qui cale le rendez-vous dans le planning de votre interlocuteur)
  • Accusé de réception de ticket service après-vente
  • Information de clôture de ticket service après-vente
  • Accusé de réception de réclamation client

De plus pour le service après-vente, SIMAX dispose d’une base de connaissances qui permet de faire des réponses semi automatisées par rapport aux différentes problématiques classiques qui se présentent et fait donc gagner un temps précieux sur l’analyse de la problématique et la rédaction des réponses.

3. Alerte en cas de non réponse

En cas de non réponse à un client en temps en en heure pour un ticket service après-vente ou une réclamation, il est possible de mettre en place une alerte afin de ne pas oublier de répondre. Il est également possible de faire remonter ces informations dans les tableaux de bord.

4. Les réponses types

Pour tous les autres cas, SIMAX propose aussi des réponses types et des mails type qui vous feront gagner un temps précieux.

Grâce à SIMAX et son processus de traitement des mails, vous pouvez réduire de plus de 50% votre temps de traitement des mails et fiabiliser tous les processus de traitement au sein de votre entreprise.

 

Ne passez pas à côté d’un tel gain de productivité !

Date

2 juin, 2017