Construire des tableaux de bord avec des indicateurs pertinents

Dans cet article nous allons voir comment choisir et mettre en place des indicateurs pertinents qui permettent de faire un bon pilotage de votre activité.

1. Qu’est-ce qu’un bon indicateur ?

Tout d’abord, un bon indicateur doit être SMART :

• Spécifique
• Mesurable
• Atteignable
• Réaliste
• Temporellement défini

Cet indicateur doit ensuite être intégré dans un tableau de bord (un ou plusieurs) pour pouvoir le contrôler.

Grâce à SIMAX, vous pouvez créer les indicateurs qui vous semblent pertinents afin qu’ils soient calculés automatiquement par le logiciel. Ces indicateurs peuvent évoluer en fonction des besoins et contraintes de votre entreprise.

2. Comment constituer un tableau de bord ?

La première étape est de rassembler des indicateurs pertinents pour la personne concernée et de les « mettre en musique » sur le tableau de bord. Nous vous conseillons d’avoir un nombre d’indicateurs raisonnable, en général  jusqu’à 7 au maximum. Sinon, rapidement votre tableau de bord va ressembler à un cockpit d’avion. Avoir trop d’informations nuit à l’information.

Rappelez-vous que les meilleurs indicateurs doivent avoir un côté visuel. Nous vous recommandons d’utiliser des indicateurs visuels et graphiques avec des couleurs et symboles. À elle seule, la couleur ne suffit pas car 10 % de la population sont daltoniens, nous vous invitons donc à combiner les couleurs aux symboles. Par exemple vous pouvez utiliser une forme de triangle pour signifier « attention » ou au contraire un smiley vert si tout se passe bien. Faites bien attention à respecter les codes couleurs normalement usités afin de ne pas perturber les utilisateurs : le vert pour le positif et le rouge pour le négatif.

SIMAX dispose en standard de plusieurs tableaux de bord et vous pouvez paramétrer vos propres tableaux en fonction de vos besoins. Vous disposez d’un éventail de pictogrammes et de couleurs pour les associer à vos indicateurs.  Ainsi vous pouvez voir en un coup d’œil l’avancée de votre entreprise.

3. Des tableaux de bord pour tous 

Il ne faut pas uniquement mettre en place des tableaux de bord pour la direction ; nous vous préconisons de donner la possibilité aux salariés de mesurer eux-mêmes leur contribution à la bonne marche de l’entreprise en leur donnant leurs propres tableaux de bord et indicateurs. Par exemple, un préparateur de commande a besoin de savoir le nombre de colis qu’il a réalisé dans la journée par rapport à son objectif. Cela permet également de mettre en place une compétition saine entre les équipes et d’accroître leur motivation : « L’équipe commerciale Grand Nord a fait 412 000 euros de chiffre d’affaire ce mois-ci… qui peut faire mieux ? »

Dans la fiche collaborateur de SIMAX vous pouvez indiquer à quel indicateur est « abonné » un collaborateur et lui définir des objectifs individuels sur certains indicateurs et même indexer des primes sur ces objectifs. Les indicateurs apparaîtront ensuite graphiquement sur le tableau de bord du collaborateur avec des repères visuels de performance (smiley vert, jaune ou rouge).

Dans SIMAX vous pouvez aussi créer librement des tableaux de bord spécifiques pour certains collaborateurs.

 4. Mettre en place des alertes

Associées à ces indicateurs il est important de définir des alertes. N’oubliez pas que vous n’avez pas toujours le nez sur vos tableaux de bord ! Vous devez pouvoir être alerté de la manière appropriée s’il se passe quelque chose d’anormal. Pour une alerte faible, nous vous préconisons d’utiliser l’email et pour une alerte plus sévère, le SMS, ainsi vous serez informé très précisément en cas de problème plus grave. En effet les SMS sont lus à 90% dans les 2 minutes qui suivent leur réception.

Dans SIMAX, une alerte SMS se paramètre comme un envoi d’email, sauf que l’email part à votre service d’envoi de SMS avec le numéro de téléphone du destinataire et votre code d’abonnement au service d’envoi SMS dans le sujet.

5. Faire de l’amélioration continue

Afin que ces indicateurs et tableaux de bord se révèlent vraiment pertinents, vous devez prendre le temps et regarder sur le long terme (au mois, au trimestre, au semestre ou à l’année) les événements passés et définir des actions concrètes d’amélioration de vos processus internes. Cela participera à votre amélioration continue, développera la valeur de vos indicateurs et repoussera plus loin les objectifs posés sur ces indicateurs.

Nous vous recommandons d’utiliser le module Qualité de SIMAX pour faire des revues de processus régulières et de lister des actions préventives et correctives.

SIMAX est le parfait appui de votre amélioration continue car son paramétrage permet d’appuyer les changements d’organisation et de mettre en place des règles de gestion, des alertes et des traitements automatiques pour améliorer la qualité des processus de votre entreprise années après années.