Facturation des projets

Facturation des projets

La gestion de projets est un sujet vaste qui concerne de nombreuses sociétés, c’est pourquoi, comme pour la CRM, nous allons vous présenter plusieurs articles sur le sujet. Dans cet article nous allons parler de facturation des projets.

Souvent le projet correspond à une commande client et il va falloir facturer des choses relatives au projet et à son avancement. Dans le cadre de la gestion projet, les projets sont liés à des commandes client, il va donc être très important de bien facturer en temps et en heure, sans oubli.

Les modes de facturation

Il existe 3 grands types de mode de facturation pour les projets :

  1. La facturation à l’échéance
  2. La facturation au réel
  3. La facturation forfaitaire à l’avancement réel

1. Facturation à l’échéance

La facturation à l’échéance consiste à se mettre d’accord avec son client sur un certain nombre d’étapes qui vont donner lieu à facturation, soit en % global du projet soit avec un montant. Cette étape doit également avoir dans l’idéal une date prévisionnelle qui alimentera votre prévisionnel de facturation et votre prévisionnel de trésorerie. Ceci vous permettra de nourrir la vision du futur de l’entreprise comme nous l’avions évoqué dans notre vidéo « Piloter l’entreprise par le pipe ».

Le deuxième point important est de lier chaque étape à une ou plusieurs tâches du projet. En effet, grâce à la saisie des temps, on va pouvoir signifier que la tâche est terminée ce qui va activer l’échéance de facturation afin que le service de facturation n’oublie pas de facturer cette échéance. Car facturer en temps et en heure est capital !

Concrètement dans SIMAX, ce processus est automatique : lorsque le responsable projet indique dans la saisie des temps que la tâche est terminée, l’échéance liée à cette tâche passe en état « validée » et crée une ligne à facturer qui sera reprise en facturation sans risque d’oubli.

2. Facturation au réel

Ce mode est très utilisé par les sociétés de services comme par exemple les SSII (Société de Services en Ingénierie Informatique). C’est une facturation régulière (tous les mois) qui facture les achats et le temps réellement passé.

Une ressource est attribuée à un client (par exemple un consultant qui se déplace dans une entreprise) et la facturation correspond au nombre réel de jour de l’emploi de cette ressource.

Concrètement dans SIMAX, dans ce mode-là, la saisie des temps mensuelle crée une ligne à facturer qui sera reprise en facturation sans risque d’oubli.

3. Facturation forfaitaire à l’avancement réel

Ce dernier mode qui n’est pas toujours géré par les logiciels de gestion mais c’est pourtant le plus intéressant. C’est celui que nous avons choisi à NOUT et c’est pourquoi c’est un des modes très bien géré par SIMAX.

Vos clients veulent maîtriser leur budget, ils vous demandent donc souvent un engagement forfaitaire sur le projet quelle que soit la durée du projet. Mais comme nous l’avons déjà indiqué dans notre vidéo sur le recouvrement, il est important de facturer régulièrement, dans l’idéal tous les mois. Avec le mode de facturation forfaitaire à l’avancement, vous facturez à l’avancement réel du projet tous les mois.

Comme nous l’avons dans la vidéo « Organiser et suivre les tâches », lorsque l’on saisit les temps passés sur les tâches nous allons aussi déterminer le reste à faire sur la tâche ce qui va vous donner l’état réel d’avancement de la tâche.

Avec le % d’avancement réel du projet et le montant déjà facturé, nous allons pouvoir déterminer ce qu’il y a à facturer dans le mois courant et appuyer notre facturation sur ce bilan mensuel de façon automatisée et qualitative.

Refacturation des frais

Au-delà de ces 3 modes de facturation, il reste une action qui peut s’avérer compliquée : la refacturation des frais.

Il est fréquent que dans le cadre d’un projet il y ait des frais refacturables, comme par exemple les frais de déplacement. Pour cela je vous invite à visionner notre vidéo sur la gestion des notes de frais qui vous expliquera qu’il est possible de refacturer les frais sur le projet en prenant leur valeur TTC – TVA récupérable et en réappliquant la TVA du client.

(TTC – TVA récupérable) X (1 + % TVA Client / 100)

En résumé, il est donc très important de facturer en temps et en heure car cela va avoir un impact sur votre trésorerie et cela va vous permettre d’obtenir la partie recette de votre budget projet. Quel que soit le mode de facturation choisi, SIMAX vous permettra de gérer de façon automatisée la partie facturation de vos projets.

Nous vous invitons à consulter nos autres articles sur le sujet du management de projet, comme notre vidéo sur « Organiser et suivre les tâches de votre projet ».

Date

4 juillet, 2017