Organiser et suivre les tâches d’un projet

Organiser et suivre les tâches d’un projet

La gestion de projets est un sujet vaste qui concerne de nombreuses sociétés. Nous allons donc présenter plusieurs articles sur le sujet.

Nous aborderons ici la gestion des tâches, la saisie des temps et le suivi de l’avancement.

1. Identifier les tâches 

Lorsque vous créez un projet, la première étape consiste souvent à identifier les tâches du projet.

Si le projet correspond à une commande client, il arrive fréquemment que certaines tâches soient liées à des lignes de commande, quitte à être par la suite redéclinées en sous-tâches.

Il est aussi possible d’ajouter des tâches qui sont hors ligne de commande.

Mais il est important de bien identifier toutes les tâches et de les décomposer.

Si vous signez un avenant avec un client dans le cadre d’un projet, il est souvent recommandé que chaque ligne de l’avenant entraîne la création d’une tâche projet additionnelle.

Concrètement dans SIMAX, si certaines lignes de commande correspondent à des articles service, SIMAX vous propose de créer un projet ou de rajouter les lignes à un projet existant. Les tâches créées peuvent ensuite être décomposées en sous-tâches sous forme d’arborescence.

Arborescence

2. Organiser les tâches

En deuxième étape, il faut organiser ces tâches. Vous allez commencer par déterminer la durée des tâches.

Puis parmi ces tâches, vous allez repérer celles qui peuvent être parallélisées et d’autres qui doivent être séquentielles de façon obligatoire.

Concrètement dans SIMAX les tâches parallélisables sont sur le même numéro d’étape GANTT. Et les tâches du chemin critique sont les tâches dont la durée est la plus importante sur chaque étape GANTT.

 

Grâce à ces informations vous allez pouvoir trouver le chemin critique c’est-à-dire les tâches qui par leur durée et leur séquentialité font que le projet au minimum ne peut pas faire moins que la durée totale des tâches du chemin critique.

Chemin critique

Vous pouvez aussi visualiser votre projet sous forme de diagramme de GANTT.

Diagramme de GANTT

3. Planifier les tâches

Pour la partie planification, une fois les durées déterminées vous allez pouvoir attribuer les tâches aux différentes ressources de l’entreprise. Une tâche peut être attribuée à une ou plusieurs ressources de l’entreprise.

Avec SIMAX, vous pouvez visualiser le planning prévisionnel d’un seul projet ou de tous les projet sur l’agenda partagé des collaborateurs.

Il est ainsi facile d’ajuster le planning par simple glissé-déplacé.

4Suivi des tâches

Lorsque vous entrez dans la phase de réalisation du projet, il est primordial de réaliser une saisie des temps régulières (tous les jours dans l’idéal, toutes les semaines au minimum) pour contrôler l’avancement du projet.

Dans SIMAX lorsque vous saisissez vos temps, vous devez indiquer si vous avez terminé la tâche ou non et si elle n’est pas terminée vous devez indiquer le « reste à faire » (et si possible ce que vous avez réalisé pour plus de traçabilité).

En effet, si vous avez une tâche qui a une durée prévue de 12 heures et que vous avez déjà passé 5 heures sur la tâche, vous pouvez indiquer qu’il ne vous reste que 7 heures ou au contraire qu’il vous faudra 12 heures pour la terminer.

En indiquant le reste à faire sur chaque tâche lors de la saisie des temps, vous aurez une vision réaliste du reste à faire du projet et donc de l’état réel d’avancement des tâches et du projet.

Pour suivre les indicateurs projet, il est essentiel de connaître l’état réel d’avancement de ce projet.

5. Suivre les indicateurs projet

Les indicateurs projet, qui vous sont donnés dans SIMAX vous permettent de connaître :

– la durée prévue pour la totalité du projet (théorique),

– la durée réelle grâce à la saisie des temps,

– la durée totale réajustée avec le reste à faire,

– la durée totale du chemin critique réajusté avec le reste à faire,

– le % d’avancement réel du projet.

 

Ces indicateurs vous permettent de savoir si vous êtes en retard dans l’avancement de votre projet, ce qui est important sur le chemin critique.

Ils vous permettent également de définir les mesures correctives qui peuvent s’appliquer au projet en cas de retard. Ces éléments sont essentiels pour gérer et organiser vos tâches.

Dans un prochain article, nous verrons comment la gestion des tâches a un impact sur la gestion budgétaire du projet et comment elle est liée à la partie facturation des projets.

Date

28 juin, 2017