Gestion des achats

Gestion des achats

Dans cet article nous allons parler de gestion des achats. En effet, diminuer de 1% ses coûts d’achat peut avoir un effet équivalent sur votre rentabilité qu’une augmentation de 10% de votre chiffre d’affaires.

Mais qu’entend-on quand on parle de « bien acheter » ?

1. Bien sélectionner et bien suivre ses fournisseurs

Il est crucial de bien sélectionner et de bien suivre ses fournisseurs.

C’est pourquoi SIMAX dispose d’un module de SRM (Supplier Relationship Management) ou Gestion de la Relation fournisseur en Français. La SRM est aux fournisseurs ce que la CRM est à vos clients.

SIMAX vous permet d’identifier vos fournisseurs et les différents contacts et de tracer l’ensemble de la relation et des échanges. Il permet également le suivi qualité des fournisseurs pour faciliter la sélection par type de fournisseur.

 

2. Anticiper

Grâce au PIC (prévisionnel Industriel et Commercial) de SIMAX vous pouvez faire vos prévision de vente et en déduire (si vous êtes une entreprise industrielle)  le PDP (Plan directeur de Production) qui liste ce qu’il va falloir produire période par période. A partir de ces informations, SIMAX établi un prévisionnel d’achat que vous pouvez filtrer par fournisseur.

À partir de ce prévisionnel, vous pouvez négocier avec vos fournisseurs et définir avec eux des remises de fin d’année ou des tarifs volume. SIMAX vous permet de créer des commandes ouvertes. Toutes ces techniques vous aident à acheter au meilleur prix.

3. Se grouper

Si vous n’êtes pas une grosse entreprise avec des volumes suffisants pour négocier avec vos fournisseurs, nous vous conseillons de grouper vos achats avec d’autres sociétés. Il est possible d’adhérer à des groupements ou GIE (Groupement d’Intérêt Économique) afin d’acheter ensemble pour bénéficier  e meilleurs tarifs.

4. Automatiser les commandes de réapprovisionnement

Qui peut se targuer de n’avoir jamais oublié de passer une commande ou de s’être trompé dans la quantité à commander.

SIMAX dispose d’un système de calcul de proposition d’approvisionnement qui tient compte :

  • Des commande clients
  • Du stock en cours
  • Des mini maxi (liés à la consommation usuelle du produit et à la fréquence de commande)
  • De la production
  • Des commandes fournisseur
  • Du minimum de commande
  • Du « par combien » (ex : certains articles doivent être commandés par paquet de 10 ou 100)

Ces propositions, après validation humaines, sont transformées automatiquement en commande fournisseur.

La validation humaine est importante car elle permet à l’acheteur de faire preuve de son savoir-faire en modifiant les quantités proposées, en changeant de fournisseur pour obtenir un délai plus court par exemple ou pour atteindre le Franco sur un groupe de produit.

5. Suivre les commandes et les livraisons

Une fois vos commandes passées, il va falloir les suivre. Dans SIMAX vous pouvez enregistrer les AR de commande des fournisseurs et ils peuvent le faire également sur l’extranet fournisseur.

Depuis les commande fournisseur dans SIMAX vous pouvez enregistrer une réception dans un Bon de Réception et si la livraison est incomplète SIMAX calculera le reliquat.

SIMAX vous permet également de relancer les fournisseur en affichant la liste des articles en retard de livraison.

En enregistrant les livraisons, il sera plus facile de valider les factures d’achat de vos fournisseurs. SIMAX permet de créer la facture d’achat directement à partir des commandes ou des bon de réception ce qui générera les écritures comptables.

6. Dématérialisez les factures d’achat

La dématérialisation des factures d’achat consiste à utiliser soit un lien informatique de transmission des factures (type EDI) soit de scanner les factures papier que vous recevez et de les informatiser. Concrètement, Vos factures sont scannées et rentrées dans un OCR (Optical Character Recognition) qui va reconnaître les caractères d’écriture et va générer un fichier électronique qui sera exploitable par SIMAX. Ce fichier contient les références des factures, le nom du fournisseur le montant HT, le montant de TVA et le montant TTC.

L’intérêt de ce système est d’éviter la saisie manuelle des factures et va permettre à SIMAX de pré-valider la facture si le montant correspond à la commande ou à la livraison. Ainsi votre service comptabilité pourra se concentrer sur la validation des 20% de factures où des écarts sont constatés comme par exemple s’il y a des frais de port imprévus.

7. Extranet fournisseur

Il est très intéressant de mettre en place un Extranet avec vos fournisseurs, si possible intégré à votre solution de gestion comme dans notre logiciel SIMAX.

Un Extranet est un système qui permet à des personnes externes à votre entreprise d’échanger des données avec vous dans un espace particulier, sécurisé par un identifiant et un mot de passe.

Sur cet Extranet, vous pouvez leur mettre à disposition vos commandes pour qu’ils y répondent directement, vous pouvez également mettre des consultations fournisseurs, des documents juridiques qui doivent être validés et demander à vos fournisseurs de mettre à jour leurs tarifs pour qu’ils soient intégrés dans votre logiciel de gestion…

Dans SIMAX, les informations de l’Extranet fournisseur sont échangée avec la base de données de SIMAX. Vous bénéficiez ainsi d’informations communes sans synchronisation.

Tous ces éléments permettent d’échanger plus qualitativement avec vos fournisseurs et d’éviter les échanges de mails qui peuvent se perdre mais surtout d’avoir des traitements automatisés pour un gain de temps important.

 

8. Analyser l’activité d’achat

Une fois toutes ces étapes réalisées, il est important de prendre le temps de faire une analyse de votre activité d’achat. Vous devez également analyser le niveau de qualité de vos fournisseurs (respect des délais, des tarifs, marges…) ce qui vous permettre de faire un meilleur sourcing de vos fournisseurs. Ainsi vous allez pouvoir décider, en fonction des cas, quel fournisseur est le mieux adapté afin de gagner progressivement des petits pourcentages sur vos achats et donc d’améliorer la rentabilité de votre entreprise.

SIMAX dispose d’un outil de suivi qualité de vos fournisseurs et vous permet de choisir un fournisseur principal et des fournisseurs secondaire pour chaque article. Si un article n’a pas de fournisseur principal c’est l’acheteur qui le choisira parmi les fournisseurs secondaires possibles.

Date

21 juillet, 2017