Gestion des notes de frais

Gestion des notes de frais

Dans les entreprises, la gestion des déplacements et des notes de frais peut parfois être un véritable casse-tête, surtout si les frais doivent être ensuite refacturés à un client.

1. Dans votre entreprise qui organise les déplacements ?

Il est très fréquent que dans les entreprises, des chefs de projets, chefs de service qui sont très sollicités et dont le coût horaire est élevé pour l’entreprise, organisent eux-mêmes leur déplacement.

Avoir une personne dédiée qui organise

Si c’est votre cas, il est recommandé de faire organiser le déplacement par un assistant ou une assistante qui connaitra très bien les centrales de réservation et organisera cela de manière optimale. Ainsi, vos chargés de missions vont gagner du temps.

Cet(te) assistant(e) remettra aux personnes en déplacement un petit dossier de déplacement avec un résumé du déplacement qui tient en une page, en n’oubliant pas les numéros de téléphone des personnes avec qui elles ont rendez-vous et les autres documents tels que des confirmations de réservation, des billets de train etc.

Dans l’idéal, mettez tout ce dossier dans une pochette plastique transparente avec un zip. Ainsi le collaborateur pourra y glisser ses factures au fur et à mesure sans risquer de les perdre. En particulier si le collaborateur paye avec la carte bleue de l’entreprise, ce n’est pas une note de frais mais une facture d’achat qu’il va falloir comptabiliser.

2. Utiliser une application mobile de gestion de note de frais

Vous pouvez prendre en photo vos justificatifs et les intégrer dans notre solution de gestion SIMAX. Cela vous permettra de récupérer les informations de cette note de frais et vous fera gagner du temps.

3. Donner les précisions nécessaires

Restaurant : Nom du client + midi ou soir ?

Il faut que le collaborateur indique pour chaque facture de restaurant, le nom des personnes qui ont mangé avec lui pour les contrôles de l’administration. Il faut aussi savoir si c’était un midi ou un soir car si c’est un midi, le repas doit être déduit du nombre de tickets restaurant auquel le collaborateur a droit.

Voiture : Kilométrage + cylindrée

Dans le cas de déplacement en voiture, demandez à votre collaborateur de :

  • Noter le kilométrage de départ et le kilométrage d’arrivée,
  • Vous donner la cylindrée de son véhicule, car selon les chevaux fiscaux l’indemnité kilométrique maximale diffère.

Véhicule de société : tenir un cahier des déplacements

Si vous disposez d’un véhicule de société, vous pouvez mettre à disposition un cahier des déplacements dans lequel chacun doit impérativement indiquer :

  • le kilométrage de départ,
  • le kilométrage d’arrivée,
  • le nom du conducteur,
  • la date,
  • le motif de déplacement.

Ce cahier vous sera demandé en cas de contrôle de l’administration fiscale.

4. Utiliser des forfaits

Pour éviter les dépenses trop importantes il est recommandé de définir des forfaits de remboursement maximal pour les repas et pour les nuitées.

5. Refacturation au réel : tenir compte de la TVA récupérable

Parfois vous devez refacturer vos frais réels au client. Et cela peut être compliqué.

Du point de vue comptable, vous constaterez que sur les frais de déplacement, la TVA est parfois récupérable, parfois non ou parfois partiellement.

Voir notre vidéo sur la gestion de la TVA

Aujourd’hui, sur les hôtels pour les salariés, la TVA n’est pas récupérable, mais si vous invitez un client et lui offrez l’hôtel, la TVA est récupérable.

Les transports en train, en métro ou l’essence n’ont pas de TVA récupérable, pour du gazole ou un véhicule utilitaire, la TVA est 100% récupérable, et pour un véhicule non utilitaire elle est récupérable à 80%. Donc si vous avez un doute, nous vous conseillons de vous adresser à votre expert-comptable.

Quel impact sur la refacturation ?

Il est fréquent que dans le cadre de prestation de services, les frais soient refacturables au client.

Pour vous simplifier la vie, vous pouvez convenir avec votre client d’un forfait par repas ou par nuitée.

Mais très souvent vous devez refacturer aux frais réels.

Dans ce cas, lorsque vous refacturez, vous facturez au montant TTC moins la TVA récupérable (qui peut être de 20%, de 80% ou de 100%) et appliquer par-dessus la TVA du client (20% en général).

Montant à refacturer = (Frais TTC – TVA récupérable) X (1 + TVA client / 100)

 

Utiliser le logiciel de gestion SIMAX pour gérer vos notes de frais :

A partir d’un certain volume de notes de frais, un logiciel de gestion devient indispensable. Nous vous conseillons d’utiliser notre outil de gestion SIMAX pour gérer vos notes de frais.

Cela vous permettra d’automatiser les process et de réduire le risque d’erreur lorsque vous gérez vos notes de frais.

Date

30 mai, 2017