Le recouvrement

Le recouvrement

Facturer c’est bien, mais être payé c’est encore mieux. C’est pourquoi nous allons traiter ici de techniques de recouvrement et vous sensibiliser sur l’importance des délais de paiement.

1. Bien négocier ses délais de paiement

Vous accordez à votre client un délai de paiement – par exemple il peut régler à 45 jours, fin du mois – et ce délai a un impact très important pour votre entreprise.

En contrepartie, vos fournisseurs vous accordent eux aussi un délai de paiement.

Les sommes que vous devez avancer entre le moment où vous payez vos fournisseurs et le moment où vos clients vous règlent s’appellent le Besoin en Fond de Roulement.

BFR = Besoin en Fond de Roulement

Si vous faites croître l’activité de votre entreprise, le BFR augmente et cela peut entraîner un creux de trésorerie qui met l’entreprise en difficulté alors même qu’elle ne s’est jamais aussi bien portée. C’est pour cela qu’il est important de réduire au minimum le délai de paiement de vos clients et d’augmenter au maximum votre délai de paiement à vos fournisseurs.

2. Demander un acompte

Dès que vous prenez une commande, il faut prendre l’habitude de demander un acompte. Si votre client n’est pas dans l’Union Européenne, nous vous recommandons de demander 100% d’acompte à la commande pour plus de sécurité et éviter les impayés.

Dans notre solution de gestion SIMAX, vous pouvez saisir le % acompte par client afin qu’ils se mettent automatiquement dans les pièces de vente (devis, commandes et factures).

3. Facturer régulièrement

Si vous êtes dans des projet longs, essayez de facturer régulièrement, à la livraison ou de façon mensuelle, si vous faites de la prestation de services. Cela vous permettra de réduire votre BFR. En facturant qu’à la fin du projet, vous pouvez avoir un temps très important où vous allez engager des dépenses sans percevoir d’argent de vos clients.

Dans le module de gestion de projet de SIMAX, vous pouvez choisir un mode de facturation à l’échéance, au réel ou forfaitaire à l’avancement pour facturer régulièrement les projets.

4. Émettre des factures claires

Comme nous l’avons dit dans notre vidéo « Les bases de la gestion commerciale », il est très important d’avoir une facture claire. Si la facture est claire, qu’elle fait référence à la commande client (ou au devis), à un bon de livraison ou d’intervention et qu’elle comporte ou est complétée par toutes les informations nécessaires pour bien comprendre ce que vous facturez, alors la validation de votre facture se fera plus rapidement par les services comptables de votre client.

Les modèles d’éditions de SIMAX vous permettent justement de concevoir des factures claires et détaillées afin d’accélérer la validation de votre facture.

Malgré toutes ces précautions, vos clients ne paient pas toujours en temps et en heure, il va donc falloir les relancer.

5. Relancer régulièrement

Les relances doivent être fréquentes, sans non plus asphyxier son client, nous vous conseillons un rythme de relance hebdomadaire. Inutile d’appeler tous les jours. Laisser le temps à votre interlocuteur de s’acquitter de ses obligations.

Essayez de faire la première relance par téléphone et si la personne n’est pas joignable envoyez lui un mail, pour garder une trace écrite.

Dans notre logiciel de gestion SIMAX, les relances sont calculées automatiquement avec le montant total dû et le détail des factures non réglées par client. Elles ne sont pas envoyées sans validation humaine. Vous pouvez alors choisir d’envoyer automatiquement la relance par mail après relance téléphonique ou non.

En notant la date de paiement prévue dans la colonne « date de paiement prévue » de la créance, votre prévisionnel de trésorerie sera mis à jour.

Si le règlement n’est toujours pas reçu à la date de paiement prévue, vous pouvez toujours relancer par téléphone mais il vous faut obligatoire une trace écrite donc dans tous les cas envoyez au moins un mail ou faites un courrier de relance papier qui indiquera bien que c’est votre seconde relance.

Si votre client n’a pas honoré le paiement de la facture, nous vous conseillons d’envoyer un premier courrier plus agressif, par exemple avec en objet : dernière relance avant mise en demeure ou mise en demeure de régler sous 8 jours…

Il est essentiel d’expliquer les sanctions dans vos mentions légales, qui sont gérées avec notre outil de gestion SIMAX en pied de factures : frais de recouvrement, intérêt de retard…

6. Échelonner la créance

Parfois votre client peut avoir des difficultés de trésorerie et va souhaiter échelonner la créance, c’est-à-dire payer en plusieurs fois (3 fois par exemple), acceptez, ce sera mieux que de ne pas être payé du tout. Demandez-lui de vous donner les chèques que vous déposerez aux échéances prévues, cela vous évitera de devoir relancer votre client.

Le recouvrement est une action délicate dans l’entreprise car vous ne souhaitez pas vous fâcher avec vos clients. Mais il faut tout de même leur rappeler que vous devez être réglé de votre travail afin de pouvoir payer vos salariés et vos fournisseurs. Il faut donc doser amabilité et fermeté.

Date

28 avril, 2017