Le suivi des ressources humaines

Le suivi des ressources humaines

Dans toutes les entreprises, le coût des ressources humaines est très important, particulièrement en France, mais c’est aussi la plus grande des richesses de l’entreprise. Par leur savoir-faire et leur dévouement, les salariés contribuent à la réussite de l’entreprise. Il est donc essentiel de bien les accompagner, de bien les suivre, de les motiver et de leur donner un cadre qui leur permet de réaliser leur travail dans des conditions optimales.

Ce suivi comporte plusieurs volets :

1. Le suivi légal

En priorité votre logiciel de gestion des ressources humaines doit vous aider à respecter le cadre légal de votre entreprise. À l’aide de votre expert-comptable et/ou de votre avocat, vous devez déterminer les contraintes légales de votre métier selon la convention collective et le pays où vous exercez :

  • Visites médicales,
  • Certifications réglementaires à renouveler tous les ans,
  • Compte personnel de formation,

Pour certains profils de salariés, les contraintes de suivi peuvent être différentes, c’est le cas notamment pour le personnel qui a dépassé la cinquantaine ou pour les travailleurs handicapés.

En saisissant ces éléments dans SIMAX, notre solution générera automatiquement des rappels avec des indicateurs pour que vous n’oubliez pas ces dates légales.

2. Le suivi des contrats

Le logiciel de gestion est aussi la mémoire de l’entreprise sur le long terme. Il se rappelle pour vous qu’un salarié est entré chez vous en tant que magasinier en alternance puis en CDD en tant que logisticien et se trouve actuellement en CDI en tant que chef de rayon.

Par la gestion des contrats dans SIMAX vous bénéficiez d’alertes, par exemple en cas de fin de période d’essai ou de CDD.

La vision globale de vos contrats vous permet également d’anticiper sur le volume de vos ressources humaines et de lancer les recrutements nécessaires.

Le suivi des candidatures

SIMAX vous permet de lister les offres d’emploi que vous proposez et les candidatures qui viendrons enrichir votre CVthèque.

La CVthèque peut s’avérer être une véritable mine d’or pour une entreprise surtout dans le secteur du service mais pas uniquement. Même si vous n’avez pas pu recruter un salarié sur le moment, par exemple parce qu’il avait fait une candidature spontanée et que vous n’aviez pas de poste disponible, vous aurez toujours le CV d’une personne compétente lorsque vous aurez besoin de recruter.

3. Le suivi des objectifs

Pour faire le suivi de vos salariés, nous vous recommandons de définir et de suivre des indicateurs de performance associés à chaque profil.

Dans l’idéal, vous pouvez donner accès à ces indicateurs à vos salariés. Ils auront ainsi la possibilité de mesurer eux-mêmes leur contribution aux bons résultats de l’entreprise et s’auto réguleront.

Cette pratique est souvent mise en place pour les commerciaux : ils peuvent contrôler leur CA et leur marge mais nous vous préconisons de généraliser ce fonctionnement : le logisticien doit savoir combien il a expédié de colis ce mois-ci pour quel tonnage, l’acheteur doit savoir combien de commandes fournisseur il a passé en urgence pour cause de rupture de stock etc.

Un indicateur doit être SMART :

  • Spécifique
  • Mesurable
  • Atteignable
  • Réaliste
  • Temporellement défini

SIMAX va calculer automatiquement ces indicateurs et les afficher dans les différents tableaux de bord.

En suivant l’évolution des indicateurs de façon régulière vous pourrez détecter rapidement une baisse de performance et en parler avec le salarié afin de lui permettre de se sentir à nouveau bien dans son travail.

4. Entretien annuel

Les entretiens annuels sont l’occasion de faire un bilan avec le salarié, indicateur(s) à l’appui. Avant cet entretien, nous vous conseillons de démarrer par une auto-évaluation du salarié. Ce dernier aura souvent la même analyse que vous ce qui va faciliter la discussion, dans le cas contraire ce sera aussi très intéressant de voir où les points de vue divergent. Dans le cadre de cet entretien, interrogez-le non seulement sur son travail mais aussi sur son environnement de travail pour trouver comment le rendre plus agréable pour lui.

N’hésitez pas à lui demander de vous évaluer aussi en tant que manager… nous devons tous progresser.

SIMAX permet de gérer les entretiens annuels et vous disposerez de l’historique des entretiens réalisés, ce qui vous permettra de visualiser leurs évolutions.

5. Rémunération et primes

L’entreprise n’a pas toujours les moyens de distribuer des primes aux salariés méritants, si vous le pouvez faites-le et liez les primes aux objectifs pour plus de cohérence. Si vous ne le pouvez pas, il existe d’autres volets de rémunération du salarié. Vous pouvez essayer d’améliorer le cadre de travail : par exemple en fournissant des chaises plus confortables ou des ordinateurs plus performants. Ce sont des petites choses mais qui peuvent réellement améliorer le quotidien de vos salariés.

Vous pouvez également mettre en avant un salarié qui a particulièrement bien travaillé (en vous basant sur vos indicateurs préalablement définis), en le promouvant « employé du mois ». Cette pratique de « félicitation » du salarié ne coûte pas cher à mettre en place pour l’entreprise et peut être extrêmement valorisante pour votre personnel.

Avec SIMAX, lorsque vous définissez des indicateurs, vous pouvez les associer à des primes. Le logiciel calculera alors automatiquement le montant de ces primes en fonction des objectifs atteints. De plus, en automatisant les tâches les plus répétitives et rébarbatives avec SIMAX, vous permettez à vos salariés de se concentrer sur les activités à plus haute valeur ajoutée pour l’entreprise et de gagner en confort de travail.

Date

24 août, 2017