Les bases de la gestion commerciale

Les bases de la gestion commerciale

Dans cet article, sous couvert de présenter les bases de la gestion, nous vous prodiguons une palette de conseils de bonne gestion. Nous espérons que vous y trouverez des informations utiles.

Le module de gestion commerciale de SIMAX intègre les devis, commandes, factures pro-forma et classiques… Vous pourrez transformer automatiquement les devis en commandes, les commandes en bons de livraison et ces derniers en factures.

1. Qu’est-ce qu’un devis ?

Un devis est un document qui va vous engager sur les prix que vous pratiquez et qui doit être incitatif à la vente.

Il est important d’indiquer la date de validité de votre devis. Un devis peut n’être valide qu’à l’instant T. Dans ce cas, indiquez bien que tous vos prix sont susceptibles de changer selon les conditions du marché.

Une bonne idée que nous avons déjà rencontrée : un devis qui indiquait en fin de page :

« 10% si commande avant le … » C’était très incitatif.

Points importants pour vos devis :

– Indiquer vos mentions légales (numéro de Siret etc…)

– Indiquez comment vous joindre (téléphone, email site web…),

– Adjoindre les conditions générales des ventes (CGV),

– Rendez-le attractif avec des photos de vos produits,

– Ajoutez des pages pour décrire vos savoir-faire,

– N’oubliez pas le cadre pour le « Bon pour accord »,

– Enregistrez vos devis dans votre logiciel de gestion SIMAX pour faire les relances et avoir une vision du chiffre d’affaires à venir.

Exemple de devis

2. Facture proforma

Il y a un devis un peu particulier qui est la facture proforma. Contrairement à ce que l’on peut penser, ce n’est pas une facture, c’est un devis. C’est le modèle de la future facture que recevra le client s’il passe commande.

Le client peut s’en servir pour demander un crédit par exemple.

N’oubliez pas les CGV car une facture proforma est un devis !

Exemple de facture proforma

Dans notre solution de gestion SIMAX vous pouvez dire si votre devis est un devis ou une facture PROFORMA et l’édition changera en conséquence.

3. Les commandes

Il y a plusieurs façons de passer commande :

– Le client envoi un bon de commande depuis son logiciel de gestion,

– Le client signe votre devis par un « Bon pour accord »,

– Le client vous fait la demande par mail,

– Le client vous fait la demande par téléphone.

Si le client a envoyé la commande depuis son logiciel de gestion, vous devez faire ce qu’on appelle la « revue de contrat » , c’est à dire vérifier que les prix sont corrects dans sa commande, vérifier que les dates de livraison demandées peuvent être tenues et vérifier que le client est solvable.

En cas d’écart vous pouvez le contacter et lui envoyer une confirmation de commande (qu’on appelle aussi « Accusé de réception de commande » ou « AR de commande » ) qui stipule les conditions réelles d’exécution de la commande (délai de livraison réel, prix réel, conditions de paiement etc.).

S’il n’y a pas d’écart, c’est inutile, la commande client servira de preuve de commande.

Concrètement, vous devez enregistrer la commande dans SIMAX qui facilitera la revue de contrat et vous permettra d’envoyer facilement l’AR de commande.

Pensez bien à entrer le numéro de la commande du client pour référence. Il apparaîtra ensuite sur tous les documents de types bon de livraison et facture sous la section « votre référence » pour permettre à votre client de comprendre ce que vous livrez et facturez.

Si le client a signé votre devis, vérifiez que la date de validité n’est pas dépassée. En cas d’écart envoyez une confirmation de commande pour avoir un document qui atteste des conditions réelles de commande.

Concrètement dans SIMAX vous pouvez créer directement la commande à partir du devis ce qui vous évite de le ressaisir et vous permet de faire des modifications éventuelles (quantités différentes par exemple).

En cas de commande informelle par mail ou par téléphone. Entrez la commande dans SIMAX et envoyez systématiquement une confirmation de commande pour avoir la trace de la commande.

Attention, si les montants engagés sont importants, en cas d’écart, il est préférable de renvoyer un devis que le client vous signera ou de demander au client de vous renvoyez son bon de commande corrigé.

Points importants pour vos confirmations de commande :

– Indiquer vos mentions légales (numéro de Siret etc…)

– Indiquez comment vous joindre (téléphone, email site web…),

– Adjoindre les conditions générales des ventes,

– Indiquez les conditions de paiement et en particulier l’acompte à verser pour valider la commande.

Exemple d’accusé de réception de commande

4. Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Une commande peut rester dans un état « à confirmer » si le client n’a pas versé l’acompte demandé. Cet acompte peut être de 100% pour un paiement complet à la commande.

En règle générale, il est recommandé de ne pas demander d’acompte à vos clients connus (on parle de client « en compte ») pour des commandes inférieures à un certain montant et d’être par contre vigilant sur les nouveaux clients et sur les commandes qui doivent être confirmées par un acompte.

Elles doivent rester en attente (c’est à dire pas d’achat ou de réalisation de prestation avant versement de l’acompte). Il doit également être possible de déroger au versement de l’acompte dans votre logiciel de gestion SIMAX.

En cas d’acompte, vous pouvez fournir à votre client une facture d’acompte. Parfois c’est le client qui va vous le demander. La facture d’acompte n’est pas une vraie facture car elle ne comptabilise pas du chiffre d’affaires mais peut avoir un impact sur la TVA.

Dans une facture d’acompte, on facture HT ou TTC ?

Cela dépend de ce que vous vendez !

Si vous vendez des biens : vous êtes sur la TVA au débit c’est à dire que la TVA est due à la facturation (vraie facture après livraison) dans ce cas vous pouvez demander l’acompte HT.

Exemple de facture acompte HT

Si vous vendez des services : vous êtes sur la TVA aux encaissements, c’est à dire que la TVA est due à l’encaissement et donc vous devez facturer l’acompte TTC.

Exemple de facture acompte TTC

5. Le bon de livraison

Le bon de livraison sert à attester de la livraison de tout ou d’une partie de la commande. Il indique les quantités livrées pour les différents articles. Il est généralement « non chiffré », c’est-à-dire qu’il ne fait pas apparaître les prix de vente, mais parfois certains clients peuvent vous demander des bons de livraison chiffrés.

Concrètement dans SIMAX, cette information se trouve dans l’onglet « conditions commerciales » de la fiche client où il est possible de préciser si le BL est chiffré ou non.

Si la commande n’a pas été livrée totalement, on dit qu’elle passe en reliquat. Le reliquat de commande donnera lieu à une autre livraison et donc à un autre bon de livraison.

Vous pouvez choisir de facturer bon de livraison par bon de livraison, ou de facturer tous les bons de livraison d’un coup.

Dans SIMAX pour chaque ligne de commande on a la quantité commandée, la quantité livrée et la quantité en reliquat.

Si vous facturez bon de livraison par bon de livraison, faites bien attention à l’impact sur les frais de port (que vous ne pouvez facturer qu’une fois) et à l’acompte payé qui doit être déduit du total TTC de la facture pour obtenir le montant à payer.

En cas de facturation sur une livraison partielle, nous vous recommandons de déduire un % de l’acompte correspondant au % livré.

Dans SIMAX en standard les frais de ports ne sont facturés que pour la première livraison et non sur les suivantes. Il est possible de changer la règle par paramétrage.

Exemple de bon de livraison

6. Facture

Une facture est une pièce légale qui atteste de votre chiffre d’affaires. Elle doit donner lieu à des écritures comptables de vente dans votre comptabilité.

Elle doit présenter plusieurs mentions légales :

– Numéro de SIRET,

– Indiquer comment vous joindre (téléphone, e-mail, web…),

– Adjoindre les conditions générales des ventes (CGV),

– Conditions en cas de non règlement.

Les conditions de règlement doivent indiquer la date d’échéance. S’il y a plusieurs échéances vous devez indiquer les dates et les montants de chacune des échéances.

Nous vous recommandons d’indiquer (dans votre facture ou dans un document adjoint) toutes les informations qui peuvent faciliter la validation de la facture par votre client (référence de commande ou de contrat client, la référence du bon de livraison ou du bon d’intervention. afin qu’elle puisse passer en paiement comme la référence de commande ou de contrat du client, la référence du bon de livraison ou du bon d’intervention.

SIMAX fait référence aux livrables ou aux temps passés sur les tâches du projet.

Si la facture est liée à un contrat elle peut être automatisée dans SIMAX. Il est aussi possible de ré indexer automatiquement les contrats sur la base d’un indice pour travailler en tacite reconduction.

Date

2 février, 2017

Tags

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